پاکسازی داده‌ها¶
برنامه پاکسازی داده‌ها اودوو با استفاده از قابلیت‌های ارائه شده، پایگاه داده را مرتب و سازمان‌دهی شده نگه می‌دارد:
رفع تکرار: ورودی‌های تکراری را ادغام یا حذف می‌کند تا اطمینان حاصل شود که داده‌ها یکتا هستند.
بازیافت: رکوردهای قدیمی را شناسایی کرده و آن‌ها را بایگانی یا حذف می‌کند.
ادغام‌ها: چندین ورودی مشابه را به یک رکورد یکپارچه تبدیل می‌کند.
قالب‌بندی‌ها: داده‌های متنی را با جستجو و جایگزینی طبق نیازهای مشخص استانداردسازی می‌کند.
از طریق قوانین خودکار قابل تنظیم (یا شیوه‌های دستی)، رکوردهای جداگانه و داده‌های متنی همراه در پایگاه داده به‌روز و به‌طور مداوم قالب‌بندی‌شده باقی خواهند ماند، که با مشخصات شرکت سازگار هستند.
نصب ماژول‌ها¶
برنامه پاکسازی داده‌ها از چندین ماژول تشکیل شده است. موارد زیر را نصب کنید تا به همه ویژگی‌های موجود دسترسی داشته باشید:
نام |
نام فنی |
توضیحات |
|---|---|---|
بازیافت داده‌ها |
|
ماژول پایه برای فعال کردن ویژگی بازیافت، که در نسخه جامعه اودوو موجود است. |
پاکسازی داده‌ها |
|
ویژگی پاکسازی فیلد برای قالب‌بندی داده‌های متنی در چندین رکورد را فعال می‌کند، که فقط در نسخه سازمانی اودوو موجود است. |
پاکسازی داده‌ها (ادغام) |
|
ویژگی رفع تکرار را برای یافتن رکوردهای مشابه (یا تکراری) و ادغام آن‌ها فعال می‌کند، که فقط در نسخه سازمانی اودوو موجود است. |
رفع تکرار CRM |
|
ویژگی رفع تکرار را در برنامه CRM فعال می‌کند و از ویژگی پیش‌فرض ادغام CRM استفاده می‌کند. |
عملیات ادغام Helpdesk |
|
ویژگی ادغام را برای برنامه Helpdesk فعال می‌کند. |
عملیات ادغام پروژه |
|
ویژگی ادغام را برای برنامه پروژه‌ها فعال می‌کند. |
رفع تکرار UTM |
|
ویژگی ادغام را برای برنامه ردیاب UTM فعال می‌کند. |
ادغام حسابداری WMS |
|
در مواردی که ادغام محصولات ممکن است بر ارزیابی موجودی تأثیر بگذارد، در صورت نصب برنامه موجودی، یک هشدار ایجاد می‌کند. |
رفع تکرار¶
در داشبورد رکوردهای تکراری ()، اودوو گروه‌هایی از رکوردهای مشابه را برای ادغام پیشنهاد می‌کند، با تطبیق شرایط تعیین‌شده در رکوردها توسط قوانین رفع تکرار.
نوار کناری قوانین هر یک از قوانین رفع تکرار فعال را فهرست می‌کند و تعداد کل رکوردهای تکراری شناسایی‌شده را در کنار هر قانون نمایش می‌دهد.
به طور پیش‌فرض، قانون همه انتخاب شده است. رکوردهای نمایش داده‌شده بر اساس قوانین خود گروه‌بندی می‌شوند و دارای امتیاز شباهت (از 100%) در نمای لیست هستند، با ستون‌های زیر:
تاریخ ایجاد: تاریخ و زمانی که رکورد اصلی ایجاد شده است.
نام: نام یا عنوان رکورد اصلی.
مقادیر فیلدها: مقادیر رکورد اصلی برای فیلدهایی که برای شناسایی رکوردهای تکراری استفاده شده‌اند.
استفاده‌شده در: مدل‌های دیگری که به رکورد اصلی اشاره دارند را فهرست می‌کند.
شناسه: شناسه یکتای رکورد اصلی.
رکورد اصلی: رکوردهای تکراری به رکورد اصلی ادغام می‌شوند. در گروه‌بندی رکوردهای مشابه، فقط یک رکورد اصلی می‌تواند وجود داشته باشد.
یک قانون خاص را در نوار کناری قوانین انتخاب کنید تا رکوردهای تکراری را فیلتر کنید.
ادغام رکوردهای تکراری¶
برای ادغام رکوردها، ابتدا یک رکورد اصلی را در گروه‌بندی رکوردهای مشابه انتخاب کنید. رکورد اصلی به عنوان پایه عمل می‌کند و هر اطلاعات اضافی از رکوردهای مشابه به آن ادغام می‌شود.
به صورت اختیاری، می‌توان هیچ رکورد اصلی تعیین نکرد و اودوو به صورت تصادفی یک رکورد را برای ادغام انتخاب می‌کند.
سپس، روی دکمه ادغام در بالای گروه رکوردهای مشابه کلیک کنید. سپس، برای تأیید ادغام روی تأیید کلیک کنید.
پس از ادغام یک رکورد، پیامی در چتر رکورد اصلی ثبت می‌شود که ادغام را توصیف می‌کند. برخی رکوردها، مانند وظایف پروژه، با لینکی به رکورد قدیمی برای مراجعه آسان‌تر در چتر ثبت می‌شوند.
نکته
برای حذف گروه‌بندی‌ها روی دکمه حذف کلیک کنید. با این کار، گروه‌بندی از لیست مخفی شده و بایگانی می‌شود.
گروه‌بندی‌های حذف‌شده را با انتخاب فیلتر حذف‌شده از نوار جستجو... مشاهده کنید.
قوانین رفع تکرار¶
صفحه قوانین رفع تکرار () جایی است که می‌توان شرایط شناسایی رکوردهای تکراری را تنظیم کرد.
این قوانین می‌توانند برای هر مدل در پایگاه داده با سطوح مختلف دقت تنظیم شوند.
نکته
به طور پیش‌فرض، قوانین رفع تکرار به عنوان بخشی از یک عملیات زمان‌بندی‌شده (ادغام داده‌ها: یافتن رکوردهای تکراری) یک بار در روز اجرا می‌شوند. با این حال، هر قانون را می‌توان به صورت دستی اجرا کرد.
ویرایش یک قانون رفع تکرار¶
یک قانون پیش‌فرض را برای ویرایش انتخاب کنید یا با کلیک بر روی دکمه جدید، در صفحه قوانین رفع تکرار ()، یک قانون جدید ایجاد کنید.
ابتدا، یک مدل برای هدف‌گذاری این قانون انتخاب کنید. انتخاب یک مدل عنوان قانون را به مدل انتخاب‌شده تغییر می‌دهد.
به صورت اختیاری، یک دامنه پیکربندی کنید تا رکوردهای واجد شرایط برای این قانون مشخص شوند. تعداد رکوردهای واجد شرایط در لینک # رکورد(ها) نمایش داده می‌شود.
بسته به مدل انتخاب‌شده، فیلد حذف رکورد تکراری ظاهر می‌شود. انتخاب کنید که رکوردهای ادغام‌شده بایگانی یا حذف شوند.
سپس، یک حالت ادغام انتخاب کنید:
دستی: نیاز دارد هر گروه‌بندی تکراری به صورت دستی ادغام شود و همچنین فیلد اطلاع‌رسانی به کاربران را فعال می‌کند.
خودکار: گروه‌بندی‌های تکراری را به صورت خودکار ادغام می‌کند، بدون اطلاع‌رسانی به کاربران، بر اساس رکوردهایی با درصد شباهت بالاتر از حد آستانه تنظیم‌شده در فیلد آستانه شباهت.
کلید فعال را فعال کنید تا به محض ذخیره شدن این قانون، شروع به شناسایی رکوردهای تکراری کند.
در نهایت، حداقل یک قانون رفع تکرار را در فیلد قوانین رفع تکرار ایجاد کنید، با کلیک بر روی افزودن یک خط، در زیر ستون فیلد شناسه یکتا.
یک فیلد را از مدل در منوی کشویی فیلد شناسه یکتا انتخاب کنید. این فیلد برای رکوردهای مشابه مرجع خواهد بود.
یک شرط تطبیق را در فیلد تطبیق اگر انتخاب کنید تا قانون رفع تکرار اعمال شود، بسته به متن در فیلد شناسه یکتا:
تطبیق دقیق: کاراکترهای موجود در متن دقیقاً مطابقت دارند.
تطبیق غیر حساس به حروف بزرگ/کوچک و لهجه: کاراکترهای موجود در متن مطابقت دارند، بدون توجه به تفاوت‌های حروف بزرگ و کوچک یا لهجه‌های خاص زبانی.
مهم
این قانون رکوردهای تکراری را بدون تنظیم حداقل یک قانون رفع تکرار در فیلد قوانین رفع تکرار شناسایی نمی‌کند.
نکته
چند فیلد دیگر برای پیکربندی پیشرفته در دسترس هستند.
اگر در یک پایگاه داده چند شرکتی باشید، فیلد بین‌شرکتی در دسترس است. با فعال کردن آن، رکوردهای تکراری در شرکت‌های مختلف پیشنهاد می‌شوند.
حالت توسعه‌دهنده را فعال کنید تا فیلد آستانه پیشنهاد نمایش داده شود. رکوردهای تکراری با شباهتی کمتر از آستانه تعیین‌شده در این فیلد پیشنهاد نمی‌شوند.
با تکمیل پیکربندی قانون، یا فرم قانون را ببندید، یا قانون را به صورت دستی اجرا کنید تا فوراً رکوردهای تکراری شناسایی شوند.
اجرای دستی یک قانون رفع تکرار¶
برای اجرای دستی یک قانون رفع تکرار خاص در هر زمان، به بروید و قانون مورد نظر را برای اجرا انتخاب کنید.
سپس، در فرم قانون، دکمه رفع تکرار را در بالا سمت چپ انتخاب کنید. با این کار، دکمه هوشمند رکوردهای تکراری تعداد رکوردهای تکراری شناسایی‌شده را نمایش می‌دهد.
روی دکمه هوشمند رکوردهای تکراری کلیک کنید تا این رکوردها را مدیریت کنید.
بازیافت رکوردها¶
از ویژگی بازیافت رکوردها برای پاکسازی پایگاه داده از رکوردهای قدیمی و منسوخ استفاده کنید.
در داشبورد بازیافت رکوردهای فیلد ()، اودوو رکوردهایی که می‌توانند بایگانی یا حذف شوند را با تطبیق شرایط تعیین‌شده در رکوردها توسط قوانین بازیافت رکوردها شناسایی می‌کند.
نوار کناری قوانین بازیافت هر یک از قوانین فعال بازیافت رکوردها را فهرست می‌کند و تعداد کل رکوردهای شناسایی‌شده را در کنار هر قانون نمایش می‌دهد.
به طور پیش‌فرض، گزینه همه انتخاب شده است. رکوردها در نمای لیست با ستون‌های زیر نمایش داده می‌شوند:
شناسه رکورد: شناسه رکورد اصلی.
نام رکورد: نام یا عنوان رکورد اصلی.
یک قانون خاص را در نوار کناری قوانین بازیافت انتخاب کنید تا رکوردهای تکراری را فیلتر کنید.
برای بازیافت رکوردها، روی دکمه تأیید در ردیف رکورد کلیک کنید.
با این کار، رکورد بازیافت می‌شود و بسته به تنظیم قانون یا بایگانی شده یا از پایگاه داده حذف می‌شود.
نکته
گروه‌بندی‌ها را با کلیک روی دکمه حذف کنار بگذارید. با این کار، رکورد از لیست مخفی شده و دیگر توسط قانون بازیافت شناسایی نمی‌شود.
رکوردهای حذف‌شده را با انتخاب فیلتر حذف‌شده از منوی کشویی نوار جستجو مشاهده کنید.
قوانین بازیافت رکوردها¶
صفحه قوانین بازیافت رکوردها () جایی است که می‌توان شرایط بازیافت رکوردها را تنظیم کرد.
این قوانین می‌توانند برای هر مدل در پایگاه داده با سطوح مختلف دقت تنظیم شوند.
نکته
به طور پیش‌فرض، قوانین بازیافت به عنوان بخشی از یک عملیات زمان‌بندی‌شده (بازیافت داده‌ها: پاکسازی رکوردها) یک بار در روز اجرا می‌شوند. با این حال، هر قانون را می‌توان به صورت دستی اجرا کرد.
به طور پیش‌فرض، هیچ قانون بازیافت رکوردی وجود ندارد. روی دکمه جدید کلیک کنید تا یک قانون جدید ایجاد کنید.
در فرم قانون بازیافت رکورد، ابتدا یک مدل برای هدف‌گذاری این قانون انتخاب کنید. انتخاب یک مدل، عنوان قانون را به مدل انتخاب‌شده تغییر می‌دهد.
به صورت اختیاری، یک فیلتر پیکربندی کنید تا رکوردهای واجد شرایط برای این قانون مشخص شوند. تعداد رکوردهای واجد شرایط در لینک # رکورد(ها) نمایش داده می‌شود.
سپس، فیلد و بازه زمانی را برای نحوه شناسایی رکوردهای بازیافتی توسط قانون پیکربندی کنید:
فیلد زمانی: یک فیلد از مدل انتخاب کنید که زمان (Delta) بر اساس آن باشد.
دلتا: طول زمان را وارد کنید، که باید یک عدد صحیح باشد (مثلاً
7).واحد دلتا: واحد زمان را انتخاب کنید (روزها, هفته‌ها, ماه‌ها, یا سال‌ها).
سپس، یک حالت بازیافت انتخاب کنید:
دستی: نیاز دارد هر رکورد شناسایی‌شده به صورت دستی بازیافت شود و فیلد اطلاع‌رسانی به کاربران را فعال می‌کند.
خودکار: گروه‌بندی‌های بازیافتی را به صورت خودکار ادغام می‌کند، بدون اطلاع‌رسانی به کاربران.
در نهایت، یک عمل بازیافت انتخاب کنید تا رکوردها بایگانی یا حذف شوند. اگر حذف انتخاب شود، تعیین کنید که آیا رکوردهای بایگانی‌شده نیز در قانون لحاظ شوند یا خیر.
با تکمیل پیکربندی قانون، یا فرم قانون را ببندید، یا قانون را به صورت دستی اجرا کنید تا رکوردهای بازیافتی فوراً شناسایی شوند.
مثال
یک قانون بازیافت می‌تواند برای حذف سرنخ‌ها و فرصت‌های بایگانی‌شده که آخرین بار یک سال پیش به‌روزرسانی شده‌اند و با یک دلیل خاص از دست‌رفته، با استفاده از پیکربندی زیر تنظیم شود:
مدل: سرنخ/فرصت
فیلتر:
فعال هست تنظیم‌نشده
دلیل از دست‌رفته هست در بسیار گران‌قیمت
فیلد زمانی: آخرین به‌روزرسانی در (سرنخ/فرصت)
دلتا:
1واحد دلتا: سال‌ها
حالت بازیافت: خودکار
عمل بازیافت: حذف
شامل بایگانی‌شده‌ها:
اجرای دستی یک قانون بازیافت¶
برای اجرای دستی یک قانون بازیافت خاص در هر زمان، به بروید و قانون مورد نظر را برای اجرا انتخاب کنید.
سپس، در فرم قانون، روی دکمه اکنون اجرا کنید در بالا سمت چپ کلیک کنید. با این کار، دکمه هوشمند رکوردها تعداد رکوردهای شناسایی‌شده را نمایش می‌دهد.
روی دکمه هوشمند رکوردها کلیک کنید تا این رکوردها را مدیریت کنید.
پاکسازی فیلد¶
در داشبورد پاکسازی رکوردهای فیلد ()، اودوو پیشنهادهایی برای تغییر قالب‌بندی داده‌ها در فیلدهای یک رکورد ارائه می‌دهد تا از یک دستورالعمل تنظیم‌شده توسط قوانین پاکسازی فیلد پیروی کند.
مدیر عملیات ادغام¶
مدیر عملیات ادغام () عملیات ادغام موجود در منوی عملیات را برای مدل‌های موجود در پایگاه داده فعال یا غیرفعال می‌کند.