سفارش‌های عمده

سفارش‌های عمده توافقات خرید بلندمدت بین یک شرکت و تأمین‌کننده هستند برای تحویل محصولات به صورت مکرر با قیمت‌های از پیش تعیین‌شده.

سفارش‌های عمده زمانی مفید هستند که محصولات به طور مداوم از همان تأمین‌کننده خریداری شوند، اما در مقادیر مختلف و در زمان‌های مختلف.

با ساده‌سازی فرآیند سفارش‌دهی، سفارش‌های عمده نه تنها در زمان صرفه‌جویی می‌کنند، بلکه در هزینه‌ها نیز صرفه‌جویی می‌کنند، زیرا می‌توانند در هنگام مذاکره برای قیمت‌های عمده با تأمین‌کنندگان مفید باشند.

ایجاد یک سفارش عمده جدید

برای ایجاد سفارش‌های عمده، ویژگی توافق‌نامه‌های خرید را از تنظیمات برنامه خرید فعال کنید. به مسیر برنامه خرید ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات بروید و در بخش سفارشات، تیک گزینه توافق‌نامه‌های خرید را بزنید. سپس روی ذخیره کلیک کنید تا تغییرات اعمال شوند.

توجه

علاوه بر ایجاد سفارش‌های عمده، تنظیمات توافق‌نامه‌های خرید همچنین به کاربران اجازه می‌دهد تا درخواست‌های استعلام قیمت (RfQ) جایگزین ایجاد کنند.

برای ایجاد یک سفارش عمده، به مسیر برنامه خرید ‣ سفارشات ‣ سفارش‌های عمده بروید و روی جدید کلیک کنید. این فرم جدیدی برای سفارش عمده باز می‌کند.

فیلدهای زیر را در فرم جدید سفارش عمده پیکربندی کنید تا قوانین از پیش تعیین‌شده برای توافق بلندمدت و مکرر ایجاد شوند:

• نماینده خرید: کاربری که به این سفارش عمده خاص اختصاص داده شده است. به طور پیش‌فرض، این کاربری است که توافق‌نامه را ایجاد کرده است؛ اما این کاربر را می‌توان مستقیماً از منوی کشویی کنار این فیلد تغییر داد.

• نوع توافق‌نامه: نوع توافق‌نامه خرید که این سفارش عمده به آن طبقه‌بندی می‌شود. در او دو، سفارش‌های عمده تنها توافق‌نامه خرید رسمی هستند.

• تأمین‌کننده: تأمین‌کننده‌ای که این توافق‌نامه به آن مربوط است، چه یک بار و چه به طور مکرر. تأمین‌کننده را می‌توان مستقیماً از منوی کشویی کنار این فیلد انتخاب کرد.

• واحد پول: واحد پولی که برای این تبادل توافق شده است. اگر چندین واحد پولی در پایگاه داده فعال شده باشد، واحد پول را می‌توان از منوی کشویی کنار این فیلد تغییر داد.

• تاریخ انقضای توافق‌نامه: تاریخی که این توافق‌نامه خرید در آن منقضی خواهد شد. اگر این سفارش عمده نباید منقضی شود، این فیلد را خالی بگذارید.

• تاریخ سفارش: تاریخی که این سفارش عمده باید در آن ثبت شود اگر یک استعلام قیمت جدید به طور مستقیم از فرم سفارش عمده ایجاد شود. اگر یک استعلام قیمت جدید ایجاد شود، این مقدار به طور خودکار فیلد تاریخ پایان سفارش را در RfQ پر می‌کند.

• تاریخ تحویل: تاریخ تحویل پیش‌بینی‌شده محصولات موجود در RfQ، اگر به طور مستقیم از فرم سفارش عمده ایجاد شده باشد. اگر یک استعلام قیمت جدید ایجاد شود، این مقدار به طور خودکار فیلد تاریخ پیش‌بینی‌شده ورود را در RfQ پر می‌کند.

• مدرک مبدا: سفارش خرید (PO) اصلی که این سفارش عمده به آن مربوط است. اگر این سفارش عمده نباید به هیچ PO موجودی مرتبط باشد، این فیلد را خالی بگذارید.

• شرکت: شرکتی که به این سفارش عمده خاص اختصاص داده شده است. به طور پیش‌فرض، این شرکت همان شرکتی است که کاربر ایجادکننده سفارش عمده زیر آن لیست شده است. اگر پایگاه داده چندشرکتی نباشد، این فیلد نمی‌تواند تغییر کند و به طور پیش‌فرض به تنها شرکتی که در پایگاه داده لیست شده است، اختصاص می‌یابد.

پس از پر کردن تمام فیلدهای مربوطه، روی افزودن یک خط کلیک کنید تا محصولات را در ستون محصول اضافه کنید. سپس در ستون مقدار، تعداد هر محصول را تغییر دهید و قیمت آن را در ستون قیمت واحد تنظیم کنید.

مهم

هنگام افزودن محصولات به یک سفارش عمده جدید، قیمت‌های قبلی محصولات به طور خودکار به ردیف‌های محصول اضافه نمی‌شوند. در عوض، قیمت‌ها باید به صورت دستی اختصاص داده شوند، با تغییر مقدار در ستون قیمت واحد به قیمتی که با تأمین‌کننده مورد نظر توافق شده است. در غیر این صورت، قیمت به صورت 0 باقی خواهد ماند.

برای مشاهده و تغییر تنظیمات پیش‌فرض توافق‌نامه خرید برای سفارش‌های عمده به طور مستقیم از فرم سفارش عمده، روی آیکون ➡️ (فلش راست) که هنگام نگه داشتن نشانگر روی فیلد نوع توافق‌نامه، که در آن سفارش عمده لیست شده است، ظاهر می‌شود کلیک کنید. این به تنظیمات سفارش عمده هدایت می‌شود.

از اینجا، می‌توان تنظیمات سفارشات عمده را ویرایش کرد. در بخش نوع توافق‌نامه، نام نوع توافق‌نامه و نوع انتخاب توافق‌نامه را می‌توان تغییر داد. دو گزینه برای نوع انتخاب وجود دارد که می‌توانند فعال شوند:

• فقط یک RfQ را انتخاب کنید (انحصاری): زمانی که یک سفارش خرید تایید می‌شود، سفارشات خرید باقی‌مانده لغو می‌شوند.

• چندین RfQ را انتخاب کنید (غیرانحصاری): زمانی که یک سفارش خرید تایید می‌شود، سفارشات خرید باقی‌مانده لغو نمی‌شوند. در عوض، چندین سفارش خرید مجاز است.

در بخش داده‌های برای استعلام‌های جدید، فیلدهای ردیف‌ها و مقادیر قابل ویرایش هستند. با انجام این کار، نحوه پر شدن استعلام‌های جدید هنگام استفاده از این توافق‌نامه خرید تعیین می‌شود.

دو گزینه وجود دارد که می‌توان برای ردیف‌ها فعال کرد:

• از ردیف‌های توافق‌نامه استفاده کنید: هنگام ایجاد یک استعلام جدید، ردیف‌های محصول با همان محصولات لیست شده در سفارش عمده، اگر همان سفارش عمده برای استعلام جدید انتخاب شود، به طور خودکار پر می‌شوند.

• خطوط RfQ را به طور خودکار ایجاد نکنید: هنگام ایجاد یک استعلام جدید، و انتخاب یک سفارش عمده موجود، تنظیمات به استعلام جدید منتقل می‌شود، اما ردیف‌های محصول به طور خودکار پر نمی‌شوند.

همچنین دو گزینه وجود دارد که می‌توان برای مقادیر فعال کرد:

• از مقادیر توافق‌نامه استفاده کنید: هنگام ایجاد یک استعلام جدید، مقادیر محصولاتی که در سفارش عمده لیست شده‌اند، به طور خودکار در ردیف‌های محصول پر می‌شوند، اگر همان سفارش عمده برای استعلام جدید انتخاب شود.

• مقادیر را به صورت دستی تنظیم کنید: هنگام ایجاد یک استعلام جدید، و انتخاب یک سفارش عمده موجود، ردیف‌های محصول به طور خودکار پر می‌شوند، اما تمام مقادیر به 0 تنظیم می‌شوند. مقادیر باید به صورت دستی توسط کاربر تنظیم شوند.

پس از انجام هر تغییر مورد نظر، روی جدید (از طریق مسیر نمای صفحه، در بالای صفحه) کلیک کنید تا به فرم سفارش عمده بازگردید. سپس روی تأیید کلیک کنید تا این توافق‌نامه خرید جدید ذخیره شود.

پس از تأیید، وضعیت سفارش عمده (در گوشه بالا سمت راست) از پیش‌نویس به در حال انجام تغییر می‌کند، به این معنی که این توافق‌نامه می‌تواند هنگام ایجاد استعلام‌های جدید RfQs انتخاب و استفاده شود.

نکته

پس از ایجاد و تأیید یک سفارش عمده، محصولات، مقادیر و قیمت‌ها همچنان قابل ویرایش، افزودن و حذف از توافق‌نامه خرید هستند.

ایجاد یک RfQ جدید از سفارش عمده

پس از تأیید یک سفارش عمده، استعلام‌های جدید می‌توانند به طور مستقیم از فرم سفارش عمده ایجاد شوند. RfQs استفاده از این فرم به طور خودکار با اطلاعات مبتنی بر قوانین تنظیم شده در فرم پر می‌شوند. علاوه بر این، استعلام‌های جدید به طور خودکار به این فرم سفارش عمده پیوند داده می‌شوند، از طریق دکمه هوشمند RFQs/Orders در بالای سمت راست فرم.

برای ایجاد یک استعلام جدید از فرم سفارش عمده، روی دکمه استعلام جدید کلیک کنید. این یک استعلام جدید RfQ باز می‌کند که با اطلاعات صحیح پر شده است، بسته به تنظیمات پیکربندی شده در فرم سفارش عمده.

از فرم جدید RfQ، روی ارسال از طریق ایمیل کلیک کنید تا ایمیلی برای تأمین‌کننده لیست شده بنویسید و ارسال کنید. روی چاپ استعلام کلیک کنید تا یک PDF چاپی از استعلام ایجاد کنید؛ یا زمانی که آماده بودید، روی تأیید سفارش کلیک کنید تا PO را تأیید کنید.

پس از تأیید PO، به فرم سفارش عمده بازگشته (از طریق مسیر نمای صفحه، در بالای صفحه) کلیک کنید. از فرم سفارش عمده، اکنون یک RfQ در دکمه هوشمند RFQs/Orders در بالای سمت راست فرم لیست شده است. روی دکمه هوشمند RFQs/Orders کلیک کنید تا PO که به تازگی ایجاد شده است را مشاهده کنید.

تأمین مجدد

پس از تأیید یک سفارش عمده، یک ردیف جدید تأمین‌کننده تحت تب خرید برای محصولات گنجانده شده در سفارش اضافه می‌شود.

این ویژگی، سفارش‌های عمده را با تجدید خودکار موجودی مفید می‌کند، زیرا اطلاعات مربوط به تأمین‌کننده، قیمت و توافق‌نامه در ردیف تأمین‌کننده ارجاع داده می‌شود. این اطلاعات مشخص می‌کند که چه زمانی، کجا و با چه قیمتی محصول باید تجدید موجودی شود.

همچنین ملاحظه نمائید

درخواست برای مناقصه