هزینه‌های معوق¶
هزینه‌های معوق و پیش‌پرداخت‌ها (که به آن‌ها هزینه‌های پیش‌پرداخت نیز گفته می‌شود) هر دو هزینه‌هایی هستند که برای محصولات یا خدماتی که هنوز دریافت نشده‌اند، پرداخت شده‌اند.
این هزینه‌ها برای شرکتی که آن‌ها را پرداخت کرده است، دارایی محسوب می‌شوند زیرا آن شرکت قبلاً برای محصولات و خدمات پرداخت کرده است، اما یا هنوز آن‌ها را دریافت نکرده است یا هنوز از آن‌ها استفاده نکرده است. شرکت نمی‌تواند آن‌ها را در صورت سود و زیان یا صورت درآمد جاری گزارش کند، زیرا این پرداخت‌ها در آینده به عنوان هزینه شناسایی خواهند شد.
این هزینه‌های آینده باید در ترازنامه شرکت به تعویق بیفتند تا زمانی که بتوانند در صورت سود و زیان شناسایی شوند، چه به‌طور یک‌جا و چه در یک بازه زمانی مشخص.
برای مثال، فرض کنید ما 1200 دلار به‌صورت یک‌جا برای یک سال بیمه پرداخت می‌کنیم. ما هزینه را اکنون پرداخت کرده‌ایم اما هنوز از سرویس استفاده نکرده‌ایم. بنابراین، این هزینه جدید را در حساب پیش‌پرداخت ثبت می‌کنیم و تصمیم می‌گیریم که آن را به‌صورت ماهانه شناسایی کنیم. هر ماه، به مدت 12 ماه آینده، 100 دلار به‌عنوان هزینه شناسایی خواهد شد.
حسابداری Odoo هزینه‌های معوق را با تقسیم آن‌ها در چندین ورودی که به‌صورت دوره‌ای ثبت می‌شوند، مدیریت می‌کند.
توجه
سرور یک بار در روز بررسی می‌کند که آیا یک ورودی باید ثبت شود یا خیر. ممکن است تا 24 ساعت طول بکشد تا تغییری از پیش‌نویس به ثبت‌شده مشاهده کنید.
پیکربندی¶
مطمئن شوید که تنظیمات پیش‌فرض برای کسب‌وکار شما به درستی پیکربندی شده‌اند. برای این کار، به بروید. گزینه‌های زیر در دسترس هستند:
- دفتر کل
ورودی‌های تعلیق‌شده در این دفتر ثبت می‌شوند.
- هزینه معوق
هزینه‌ها در این حساب دارایی جاری تعلیق می‌شوند تا زمانی که شناسایی شوند.
- ایجاد ورودی‌ها
به‌صورت پیش‌فرض، اودوو ثبت‌های تسهیم را به‌صورت خودکار هنگام ثبت یک صورتحساب فروشنده ایجاد می‌کند. با این حال، می‌توانید با انتخاب گزینه دستی و گروه‌بندی‌شده، آن‌ها را به‌صورت دستی ایجاد کنید.
- بر اساس
فرض کنید یک صورتحساب به مبلغ 1200 دلار باید بر روی 12 ماه معوق شود. محاسبه بر اساس ماه‌ها مبلغ 100 دلار را هر ماه شناسایی می‌کند، در حالی که محاسبه بر اساس روزها مقادیر مختلفی را بسته به تعداد روزهای هر ماه شناسایی می‌کند.
ایجاد ثبت‌های تسهیم هنگام تأیید¶
نکته
اطمینان حاصل کنید که فیلدهای تاریخ شروع و تاریخ پایان در تب خطوط فاکتور قابل مشاهده باشند. در بیشتر موارد، تاریخ شروع باید در همان ماه با تاریخ فاکتور باشد. ورودی‌های هزینه معوق از تاریخ فاکتور ثبت می‌شوند و در گزارش به‌طور مناسب نمایش داده می‌شوند.
برای هر خط از فاکتور که باید به تعویق بیفتد، تاریخ‌های شروع و پایان دوره تعویق را مشخص کنید.
اگر فیلد ایجاد ورودی‌ها روی در هنگام اعتبارسنجی فاکتور/صورتحساب تنظیم شده باشد، Odoo به‌طور خودکار ورودی‌های تعویق را زمانی که فاکتور اعتبارسنجی می‌شود، ایجاد می‌کند. برای مشاهده آن‌ها، روی دکمه هوشمند ورودی‌های تعویق کلیک کنید.
یک ورودی که تاریخ آن همان روز تاریخ حسابداری فاکتور است، مبلغ فاکتور را از حساب هزینه به حساب تعویق منتقل می‌کند. ورودی‌های دیگر ورودی‌های تعویقی هستند که به‌طور ماهیانه مبلغ فاکتور را از حساب تعویق به حساب هزینه منتقل می‌کنند تا هزینه شناسایی شود.
مثال
شما می‌توانید فاکتور ژانویه به مبلغ 1200 دلار را طی 12 ماه به تعویق بیندازید با مشخص کردن تاریخ شروع 01/01/2023 و تاریخ پایان 12/31/2023. در پایان ماه اوت، 800 دلار به‌عنوان هزینه شناسایی می‌شود، در حالی که 400 دلار در حساب تعویق باقی می‌ماند.
گزارش‌دهی¶
گزارش هزینه‌های معوق یک نمای کلی از ورودی‌های تعویقی ضروری برای هر حساب محاسبه می‌کند. برای دسترسی به آن، به بروید.
برای مشاهده اقلام دفتر کل هر حساب، روی نام حساب کلیک کنید و سپس اقلام دفتر کل را انتخاب کنید.
توجه
فقط صورتحساب‌هایی که تاریخ حسابداری آن‌ها قبل از پایان دوره گزارش است، در نظر گرفته می‌شوند.
ایجاد ورودی‌های تعلیق گروه‌بندی‌شده به صورت دستی¶
اگر تعداد زیادی درآمد تعلیق‌شده دارید و می‌خواهید تعداد ورودی‌های دفتر کل ایجادشده را کاهش دهید، می‌توانید ورودی‌های تعلیق را به صورت دستی ایجاد کنید. برای این کار، فیلد ایجاد ورودی‌ها را در تنظیمات به دستی و گروه‌بندی‌شده تنظیم کنید. سپس Odoo مبالغ تعلیق‌شده را در یک ورودی جمع‌بندی می‌کند.
در پایان هر ماه، به گزارش هزینه‌های معوق بروید و روی دکمه ایجاد ورودی‌ها کلیک کنید. این کار دو ورودی تعویق ایجاد می‌کند:
یک ورودی با تاریخ پایان ماه که تمام مبالغ معوق آن ماه را برای هر حساب جمع‌بندی می‌کند. این بدان معناست که در پایان آن دوره، بخشی از هزینه معوق شناسایی می‌شود.
معکوس این ورودی ایجاد شده، در روز بعد (یعنی اولین روز ماه بعد) تاریخ‌گذاری شده است تا ورودی قبلی را لغو کند.
مثال
دو صورتحساب وجود دارد:
صورتحساب A: 1200 دلار که باید از 01/01/2023 تا 12/31/2023 معوق شود
صورتحساب B: 600 دلار که باید از 01/01/2023 تا 12/31/2023 معوق شود
- در ژانویه
در پایان ژانویه، پس از کلیک روی دکمه ایجاد ورودی‌ها، ورودی‌های زیر وجود دارد:
ورودی 1 در تاریخ 31 ژانویه:
خط 1: حساب هزینه -1200 -600 = -1800 (لغو مجموع هر دو صورتحساب)
خط 2: حساب هزینه 100 + 50 = 150 (شناسایی 1/12 از صورتحساب A و B)
خط 3: حساب تعلیق‌شده 1800 - 150 = 1650 (مبلغی که باید در آینده تعلیق شود)
ورودی 2 در تاریخ 1 فوریه، معکوس ورودی قبلی:
خط 1: حساب هزینه 1800
خط 2: حساب تعلیق‌شده -150
خط 3: حساب هزینه -1650
- در فوریه
در پایان فوریه، پس از کلیک روی دکمه ایجاد ورودی‌ها، ورودی‌های زیر وجود دارد:
ورودی 1 در تاریخ 28 فوریه:
خط 1: حساب هزینه -1200 -600 = -1800 (لغو مجموع هر دو صورتحساب)
خط 2: حساب هزینه 200 + 100 = 300 (شناسایی 2/12 از صورتحساب A و B)
خط 3: حساب تعلیق‌شده 1800 - 300 = 1500 (مبلغی که باید در آینده تعلیق شود)
ورودی 2 در تاریخ 1 مارس، معکوس ورودی قبلی.
- از مارس تا اکتبر
محاسبه مشابهی برای هر ماه تا اکتبر انجام می‌شود.
- در نوامبر
در پایان نوامبر، پس از کلیک روی دکمه ایجاد ورودی‌ها، ورودی‌های زیر وجود دارد:
ورودی 1 در تاریخ 30 نوامبر:
خط 1: حساب هزینه -1200 -600 = -1800 (لغو مجموع هر دو صورتحساب)
خط 2: حساب هزینه 1100 + 550 = 1650 (شناسایی 11/12 از صورتحساب A و B)
خط 3: حساب تعلیق‌شده 1800 - 1650 = 150 (مبلغی که باید در آینده تعلیق شود)
ورودی 2 در تاریخ 1 دسامبر، معکوس ورودی قبلی.
- در دسامبر
نیازی به ایجاد ورودی‌ها در ماه دسامبر نیست. در واقع، اگر محاسبات دسامبر را انجام دهیم، مبلغ صفر برای تعویق خواهیم داشت.
- در مجموع
اگر همه چیز را جمع کنیم، خواهیم داشت:
صورتحساب A و صورتحساب B
دو ورودی (یکی برای تعلیق و دیگری برای معکوس کردن) برای هر ماه از ژانویه تا نوامبر
بنابراین، در پایان دسامبر، صورتحساب‌های A و B فقط یک‌بار به طور کامل به عنوان هزینه شناسایی می‌شوند، علی‌رغم تمام ورودی‌های ایجادشده، به لطف مکانیزم برگشت.