صدور مجدد فاکتور هزینه‌ها برای مشتریان¶
هنگام کار بر روی یک پروژه برای یک مشتری، کارمندان اغلب مجبورند پول خود را برای هزینه‌های مختلف مربوط به پروژه خرج کنند.
برای مثال، یک کارمند ممکن است نیاز داشته باشد از پول خود برای پرداخت هزینه هتل استفاده کند، در حالی که خدمات در محل برای یک مشتری ارائه می‌دهد. به‌عنوان یک شرکت، این هزینه باید به مشتری فاکتور شود. با Odoo، این نوع هزینه‌ها می‌توانند به‌سرعت برای مشتری مرتبط با پروژه فاکتور شوند.
برنامه هزینه‌ها¶
برای اینکه بتوانید هزینه‌ای را برای یک مشتری فاکتور کنید، برنامه هزینه‌ها باید نصب شود.
برای نصب برنامه هزینه‌ها، به بروید و روی نصب در بلوک برنامه هزینه‌ها کلیک کنید. با کلیک، Odoo برنامه را نصب کرده، صفحه را تازه‌سازی می‌کند و به داشبورد اصلی Odoo بازمی‌گردد.
افزودن هزینه‌ها به سفارشات فروش¶
برای شروع، یک سفارش فروش تأیید شده در برنامه فروش داشته باشید که بتوان به آن هزینه فاکتور مجدد اضافه کرد. یا یک سفارش فروش جدید از ابتدا ایجاد کنید. برای این کار، به بروید. این کار یک فرم پیشنهاد قیمت خالی را نمایش می‌دهد.
سپس، یک مشتری اضافه کنید و یک محصول به زبانه خطوط سفارش اضافه کنید، با کلیک روی افزودن محصول. سپس، یک محصول را از منوی کشویی انتخاب کنید.
در نهایت، روی تأیید کلیک کنید تا سفارش فروش تأیید شود.
با تأیید سفارش فروش، اکنون زمان ایجاد یک هزینه است.
برای انجام این کار، به برنامه هزینه‌ها بروید، با رفتن به .
سپس، از داشبورد هزینه‌ها، روی جدید کلیک کنید تا یک فرم هزینه خالی نمایش داده شود.
در فرم هزینه‌ها، یک توضیح اضافه کنید تا بتوانید به‌راحتی هزینه را مرجع دهید.
سپس، در فیلد دسته‌بندی، یکی از گزینه‌های زیر را از منوی کشویی انتخاب کنید:
ارتباطات: هر نوع ارتباط مرتبط با پروژه/سفارش.
دیگر: هزینه‌هایی که در هیچ دسته دیگری قرار نمی‌گیرند.
غذاها: هر نوع هزینه غذایی مرتبط با پروژه/سفارش.
هدایا: هر نوع هزینه هدیه مرتبط با پروژه/سفارش.
مسافت پیموده شده: هر نوع هزینه مسافت (سوخت) مرتبط با پروژه/سفارش.
سفر و اقامت: هر گونه هزینه سفر یا اقامت مرتبط با پروژه/سفارش.
نکته
دسته‌بندی‌های جدید هزینه را می‌توان از یک فرم هزینه ایجاد کرد، با کلیک روی منوی کشویی فیلد دسته‌بندی، انتخاب مشاهده همه، و کلیک روی جدید در پنجره بازشوی جستجو:دسته‌بندی.
برای این جریان کاری نمونه، که هزینه اقامت کوتاه در هتل را برای مشتری فاکتور می‌کند، دسته‌بندی در این مثال [TRANS & ACC] سفر و اقامت است.
توجه
مثال زیر نیاز به برنامه‌های فروش، حسابداری و هزینه‌ها دارد تا بتوان تمامی فیلدهای ذکر شده در جریان کاری را مشاهده یا ویرایش کرد.
زیر فیلد دسته‌بندی، مبلغ هزینه را در فیلد کل وارد کنید.
سپس مشخص کنید که آیا مالیات‌های شامل شده در کل وجود دارد یا خیر. اگر یک مقدار مالیات از پیش پیکربندی شده از فیلد مالیات‌های شامل شده انتخاب شود، Odoo مقدار مالیات را بر اساس مبلغ وارد شده در فیلد کل به‌طور خودکار محاسبه می‌کند.
سپس، مشخص کنید کدام کارمند مسئول این هزینه بوده است و در فیلد پرداخت شده توسط یکی از گزینه‌ها را انتخاب کنید: کارمند (برای بازپرداخت) یا شرکت.
در این مثال، کارمند ما هزینه هتل را با پول خود پرداخت کرده است، بنابراین گزینه کارمند (برای بازپرداخت) انتخاب می‌شود.
در سمت راست فرم هزینه‌ها، گزینه‌ای برای افزودن یک ارجاع صورتحساب وجود دارد. زیر آن، فیلدهای تاریخ هزینه و حساب که به‌طور خودکار پر شده‌اند، در دسترس هستند.
توجه
فیلدهای تاریخ هزینه و حساب در صورت نیاز قابل ویرایش هستند.
سپس، در فیلد مشتری برای صدور مجدد فاکتور، روی فیلد خالی کلیک کنید تا منوی کشویی ظاهر شود. از این منو، سفارش فروش مناسب که این هزینه باید به آن پیوست شود را انتخاب کنید. این فیلد باید پر شود تا بتوان هزینه را برای مشتری فاکتور کرد.
در نهایت، گزینه‌ای برای ویرایش فیلدهای توزیع تحلیلی و شرکت وجود دارد. این فیلدها برای تکمیل هزینه فاکتور شده برای مشتری الزامی نیستند، اما در صورت نیاز قابل ویرایش هستند.
همچنین، در پایین فرم هزینه‌ها، بخشی به نام یادداشت‌ها... وجود دارد که در صورت نیاز می‌توان یادداشت‌های مربوط به این هزینه را به آن اضافه کرد.
در بالای فرم هزینه، دکمه‌هایی برای پیوست رسید، ایجاد گزارش و تقسیم هزینه وجود دارد.
اگر رسید فیزیکی یا دیجیتالی وجود دارد که باید به هزینه پیوست شود، روی پیوست رسید کلیک کنید.
اگر لازم است هزینه این مورد تقسیم شود، روی تقسیم هزینه کلیک کنید. این ویژگی می‌تواند به دلایل مختلفی استفاده شود (تقسیم هزینه با کارمند دیگر، برای سازگاری با نرخ‌های مختلف مالیات و غیره).
اگر هیچ‌یک از این گزینه‌ها ضروری نیست، روی ایجاد گزارش کلیک کنید تا گزارش هزینه‌ای که تازه پیکربندی شده قفل شود.
این کار یک خلاصه گزارش هزینه برای هزینه جدید نمایش می‌دهد.
در اینجا، پس از تأیید جزئیات مربوط به هزینه، روی ارسال به مدیر کلیک کنید. این گزارش هزینه را به مدیر تأییدکننده ارسال می‌کند تا هزینه را بررسی کند.
مدیری که مسئول بررسی و تأیید هزینه است، جزئیات مربوط به هزینه را بررسی می‌کند و اگر مشکلی وجود نداشته باشد، روی دکمه تأیید کلیک می‌کند — این دکمه تنها در نمای مدیر از خلاصه گزارش هزینه که توسط کارمند ارسال شده است، ظاهر می‌شود.
پس از تأیید، دکمه‌های بالای خلاصه گزارش هزینه دوباره تغییر می‌کنند. در این مرحله، دکمه‌های بالای خلاصه گزارش هزینه عبارتند از: ثبت در دفتر روزنامه، گزارش در فیش حقوقی بعدی، رد کردن، و بازنشانی به پیش‌نویس.
وقتی مدیر از خلاصه گزارش هزینه راضی باشد، روی ثبت در دفتر روزنامه کلیک می‌کند.
پس از کلیک روی ثبت در دفتر روزنامه، آن دکمه ناپدید می‌شود و ستون توزیع تحلیلی در زبانه هزینه با سفارش فروشی که ابتدا در فیلد مشتری برای صدور مجدد فاکتور برای هزینه تنظیم شده بود، پر می‌شود.
مهم
به‌صورت پیش‌فرض، فیلد مشتری برای صدور مجدد فاکتور برای دسته‌بندی هزینه [TRANS & ACC] سفر و اقامت، [COMM] ارتباطات، [FOOD] غذاها، و [MIL] مسافت پیموده شده فعال است.
لازم به ذکر است که همه دسته‌بندی‌های هزینه پیش‌فرضی که با برنامه هزینه‌ها نصب شده‌اند، سیاست‌های صدور مجدد فاکتور فعال ندارند. ممکن است لازم باشد این تنظیم به‌صورت دستی فعال شود.
برای این کار، به بروید تا لیستی از همه دسته‌بندی‌های هزینه در پایگاه داده مشاهده کنید.
به ستون صدور مجدد فاکتور هزینه‌ها نگاه کنید تا ببینید چه گزینه‌هایی برای هر دسته‌بندی هزینه انتخاب شده‌اند.
برای ویرایش یک دسته‌بندی هزینه، روی (پیکان راست) در فیلد دسته‌بندی کلیک کنید تا هزینه خاص آن نمایش داده شود.
در بخش صدور فاکتور، در فیلد صدور مجدد فاکتور هزینه‌ها، یکی از گزینه‌های به قیمت تمام‌شده یا قیمت فروش را انتخاب کنید.
بازفاکتور هزینه¶
با انجام این مراحل، زمان بازگشت به سفارش فروش و تکمیل فرآیند بازفاکتور هزینه به مشتری فرا رسیده است.
برای انجام این کار، به بروید و سفارش فروش مناسب برای بازفاکتور هزینه را انتخاب کنید.
در فرم فروش، هزینه جدید پیکربندی‌شده اکنون در تب خطوط سفارش قرار دارد، با ستون تحویل‌شده پر شده و آماده صدور فاکتور است.
پس از تأیید جزئیات هزینه، روی دکمه ایجاد فاکتور در بالای سفارش فروش کلیک کنید. با کلیک، یک پنجره پاپ‌آپ ایجاد فاکتورها ظاهر می‌شود.
در این پنجره پاپ‌آپ، فیلد ایجاد فاکتور را روی گزینه پیش‌فرض فاکتور عادی قرار دهید و سپس روی دکمه ایجاد پیش‌نویس فاکتور کلیک کنید.
با این کار، یک پیش‌نویس فاکتور مشتری نمایش داده می‌شود که فقط هزینه را در تب خطوط فاکتور نشان می‌دهد.
اگر تمام اطلاعات مربوط به هزینه صحیح است، روی دکمه تأیید کلیک کنید تا فاکتور تأیید شود. با این کار، وضعیت فاکتور از پیش‌نویس به منتشر شده تغییر می‌کند.
برای ارسال فاکتور به مشتری، روی دکمه ارسال & چاپ کلیک کنید. با این کار، یک پنجره پاپ‌آپ ارسال ظاهر می‌شود که حاوی پیامی از پیش پیکربندی‌شده و فاکتور PDF در بدنه پیام است. این پیام می‌تواند مورد بررسی و ویرایش قرار گیرد، در صورت نیاز.
زمانی که آماده شدید، روی دکمه ارسال & چاپ کلیک کنید تا فاکتور به مشتری ارسال شود. با کلیک، پنجره پاپ‌آپ ناپدید می‌شود و اودوو پیام/فاکتور را به مشتری ارسال می‌کند. علاوه بر این، یک نسخه PDF از فاکتور به طور خودکار برای نگهداری سوابق و/یا چاپ دانلود می‌شود.
در صفحه فاکتور مشتری، زمانی که مشتری هزینه فاکتور شده را پرداخت می‌کند، روی دکمه ثبت پرداخت کلیک کنید.
زمانی که روی دکمه ثبت پرداخت کلیک می‌شود، یک پنجره پاپ‌آپ ثبت پرداخت ظاهر می‌شود. در این پنجره، فیلدهای ضروری به طور خودکار با اطلاعات صحیح پر می‌شوند. پس از بررسی اطلاعات، روی دکمه ایجاد پرداخت کلیک کنید.
زمانی که روی دکمه ایجاد پرداخت کلیک می‌شود، پنجره پاپ‌آپ ناپدید می‌شود و یک بنر سبز رنگ در حال پرداخت در گوشه بالای راست فاکتور ظاهر می‌شود که نشان‌دهنده این است که فاکتور به طور کامل پرداخت شده است. بدین ترتیب، فرآیند تکمیل می‌شود.
همچنین ملاحظه نمائید
سیاست‌گذاری صدور فاکتور