فرآیندهای صدور فاکتور¶
بسته به کسب‌وکار شما و برنامه‌ای که استفاده می‌کنید، روش‌های مختلفی برای خودکارسازی ایجاد فاکتور مشتری در Odoo وجود دارد. معمولاً پیش‌نویس فاکتورها توسط سیستم ایجاد می‌شوند (با اطلاعاتی که از سایر اسناد مانند سفارش‌های فروش یا قراردادها می‌آیند) و حسابدار فقط باید پیش‌نویس فاکتورها را تأیید کند و فاکتورها را به صورت دسته‌ای ارسال کند (از طریق پست معمولی یا ایمیل).
بسته به کسب‌وکار شما، ممکن است یکی از روش‌های زیر را برای ایجاد پیش‌نویس فاکتورها انتخاب کنید:
فروش ها¶
سفارش فروش ‣ فاکتور¶
در اکثر شرکت‌ها، فروشندگان پیش‌فاکتورهایی ایجاد می‌کنند که پس از تأیید به سفارش فروش تبدیل می‌شوند. سپس پیش‌نویس فاکتورها بر اساس سفارش فروش ایجاد می‌شوند. شما گزینه‌های مختلفی دارید مانند:
فاکتور به صورت دستی: از یک دکمه روی سفارش فروش برای ایجاد پیش‌نویس فاکتور استفاده کنید
فاکتور قبل از تحویل: کل سفارش را قبل از ثبت سفارش تحویل فاکتور کنید
فاکتور بر اساس سفارش تحویل: بخش بعدی را ببینید
فاکتور قبل از تحویل معمولاً توسط برنامه تجارت الکترونیک استفاده می‌شود، زمانی که مشتری هنگام سفارش پرداخت می‌کند و ما پس از آن تحویل می‌دهیم. (پیش‌پرداخت شده)
برای اکثر موارد استفاده دیگر، توصیه می‌شود فاکتور را به صورت دستی صادر کنید. این به فروشنده اجازه می‌دهد تا فاکتور را بر اساس تقاضا با گزینه‌های مختلف ایجاد کند: فاکتور کل سفارش، فاکتور درصدی (پیش‌پرداخت)، فاکتور برخی از خطوط، فاکتور پیش‌پرداخت ثابت.
این فرآیند برای هر دو خدمات و محصولات فیزیکی مناسب است.
همچنین ملاحظه نمائید
/برنامه‌ها/فروش/صدور فاکتور/پیش‌فاکتور
سفارش فروش ‣ سفارش تحویل ‣ فاکتور¶
خرده‌فروشان و تجارت الکترونیک معمولاً بر اساس سفارش تحویل، نه سفارش فروش، فاکتور صادر می‌کنند. این روش برای کسب‌وکارهایی مناسب است که مقادیر تحویل داده‌شده ممکن است با مقادیر سفارش‌داده‌شده متفاوت باشد: مواد غذایی (فاکتور بر اساس کیلوگرم واقعی).
به این ترتیب، اگر یک سفارش جزئی تحویل دهید، فقط برای آنچه واقعاً تحویل داده‌اید فاکتور صادر می‌کنید. اگر سفارش‌های معوقه انجام دهید (بخشی را تحویل داده و باقی را بعداً تحویل دهید)، مشتری دو فاکتور دریافت خواهد کرد، یکی برای هر سفارش تحویل.
همچنین ملاحظه نمائید
/برنامه‌ها/فروش/صدور فاکتور/سیاست صدور فاکتور
سفارش تجارت الکترونیک ‣ فاکتور¶
سفارش تجارت الکترونیک همچنین باعث ایجاد سفارش می‌شود زمانی که به طور کامل پرداخت شده باشد. اگر پرداخت سفارش‌ها از طریق چک یا انتقال وجه را مجاز کنید، Odoo تنها سفارش را ایجاد کرده و فاکتور پس از دریافت پرداخت صادر می‌شود.
قراردادها¶
قراردادهای عادی ‣ فاکتورها¶
اگر از قراردادها استفاده کنید، می‌توانید بر اساس زمان و مواد مصرفی، هزینه‌ها یا خطوط ثابت خدمات/محصولات فاکتور صادر کنید. هر ماه، فروشنده بر اساس فعالیت‌های موجود در قرارداد فاکتور صادر می‌کند.
فعالیت‌ها می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
محصولات/خدمات ثابت، مرتبط با سفارش فروش متصل به این قرارداد
مواد خریداری‌شده (که دوباره فاکتور می‌شوند)
زمان و مواد بر اساس جدول‌های زمانی یا خریدها (پیمانکاری)
هزینه‌هایی مانند سفر و اقامت که به مشتری فاکتور مجدد داده می‌شوند
می‌توانید در پایان قرارداد فاکتور صادر کنید یا فاکتورهای میانی ایجاد کنید. این روش توسط شرکت‌های خدماتی که بیشتر بر اساس زمان و مواد فاکتور صادر می‌کنند، استفاده می‌شود. برای شرکت‌های خدماتی که بر اساس قیمت ثابت فاکتور می‌کنند، از سفارش فروش معمولی استفاده می‌شود.
همچنین ملاحظه نمائید
/برنامه‌ها/فروش/صدور فاکتور/زمان و مواد
/برنامه‌ها/فروش/صدور فاکتور/هزینه‌ها
/برنامه‌ها/فروش/صدور فاکتور/مرحله‌بندی
قراردادهای تکرارشونده ‣ فاکتورها¶
برای اشتراک‌ها، فاکتور به طور دوره‌ای و خودکار صادر می‌شود. تناوب صدور فاکتور و خدمات/محصولات فاکتورشده در قرارداد تعریف می‌شوند.
همچنین ملاحظه نمائید
/برنامه‌ها/فروش/اشتراک‌ها
سایر موارد¶
ایجاد فاکتور به صورت دستی¶
کاربران می‌توانند فاکتورها را به صورت دستی و بدون استفاده از قراردادها یا سفارش فروش ایجاد کنند. این روش توصیه می‌شود اگر نیازی به مدیریت فرآیند فروش (پیش‌فاکتورها) یا تحویل محصولات یا خدمات ندارید.
حتی اگر فاکتور را از سفارش فروش ایجاد کنید، ممکن است در موارد استثنایی نیاز به ایجاد فاکتور به صورت دستی داشته باشید:
اگر نیاز به ایجاد بازپرداخت دارید
اگر نیاز به ارائه تخفیف دارید
اگر نیاز به تغییر فاکتوری دارید که از سفارش فروش ایجاد شده است
اگر نیاز به فاکتور کردن چیزی دارید که به کسب‌وکار اصلی شما مرتبط نیست
ماژول‌های خاص¶
برخی ماژول‌های خاص نیز می‌توانند پیش‌نویس فاکتورها را ایجاد کنند:
عضویت: فاکتور اعضای خود را هر ساله صادر کنید
تعمیرات: خدمات پس از فروش خود را فاکتور کنید
بازترتیب فاکتورها¶
بازترتیب فاکتورها امکان‌پذیر است اما با محدودیت‌هایی:
این ویژگی در صورتی که ورودی‌ها قبل از تاریخ قفل باشند کار نمی‌کند.
این ویژگی در صورتی که ترتیب با ماه ورودی ناسازگار باشد کار نمی‌کند.
اگر ترتیب منجر به تکراری شدن شود، این ویژگی کار نمی‌کند.
ترتیب فاکتور بدون تغییر باقی می‌ماند.
این ویژگی برای کسانی مفید است که از شماره‌گذاری نرم‌افزار دیگری استفاده می‌کنند و می‌خواهند سال جاری را بدون شروع از ابتدا ادامه دهند.
دیجیتالی‌سازی فاکتورها با استفاده از تشخیص نوری کاراکتر (OCR)¶
دیجیتالی‌سازی فاکتورها فرآیند کدگذاری خودکار فاکتورهای کاغذی سنتی به فرم‌های فاکتور در حسابداری شما است.
Odoo از فناوری‌های OCR و هوش مصنوعی برای تشخیص محتوای اسناد استفاده می‌کند. فرم‌های فاکتورهای فروشنده و مشتری به صورت خودکار بر اساس فاکتورهای اسکن شده ایجاد و پر می‌شوند.
همچنین ملاحظه نمائید
/برنامه‌ها/مالی/حسابداری/صورتحساب‌های فروشنده/دیجیتالی‌سازی فاکتور