در مقاله‌ی زیر با مفاهیم مدیریت پروژه ، امکانات بومی سازی شده و بهینه شده‌ی نرم افزار حسابداری اودو مگا ERP آشنا خواهید شد. این نرم افزار با امکانات بی‌شماری که در اختیار مدیران و کارکنان یک سازمان می‌گذارد، مدیریت پروژه را بسیار آسان کرده است. در ادامه‌ با مقوله‌ی مدیریت پروژه با Odoo و سایر مفاهیم مرتبط آشنا خواهید شد.

پیش از هر چیز بهتر است با مفهوم خود پروژه آشنا شوید. یک پروژه مجموعه‌ای هماهنگ از وظایف می‌باشد. که موقتا انجام می‌شوند تا یک محصول، پروسه یا خدمات جدیدی را با زمان و منابع مالی مشخص، ارائه کنند.

• یک پروژه در زمان مشخصی شروع و در موعد مشخصی پایان میابد.
• پروژه‌ها اهداف خاص و منحصر ‌به ‌فردی را به دنبال می‌کنند.
• اعضای تیم یک پروژه، همگی برای هدف واحدی در تلاشند.
• زمان انجام پروژه مشخص و ممکن است کوتاه مدت (یک ماه) یا طولانی مدت (چند سال) باشد.
• زمان، منابع مالی و انسانی هر پروژه‌ای از قبل تعریف شده و محدود است.
•  پروژه ها معمولا به شکل تیمی انجام می‌شوند اما می‌توانند تک‌ نفره هم باشند.

«مدیریت پروژه پروسه‌ای است که با استفاده از سیستم‌ها، ابزارها، متدها و مهارت‌های شخصی و تیمی، در طی فرایندی به هدف مشخصی دست یابیم.»

در هر پروژه یکسری الزامات وجود دارد که مدیر پروژه باید همه‌ی آن‌ها را مدنظر داشته باشد. منظور از الزامات همان محدودیت‌های انجام یک پروژه است. لذا مدیریت پروژه با Odoo به کارگیری دانش، ابزارها و روش‌هایی است که در فعالیت‌های پروژه اعمال می‌شوند تا پروژه به سرانجام برسد. مدیر پروژه باید مهارت‌های مختلفی داشته باشد تا بتواند این الزمات را رعایت کند. این مهارت‌ها را که شامل مدیریت هر کدام از این 10 عنصر، یعنی حوزه‌های دانشی مدیریت پروژه است را در زیر توضیح داده‌ایم.

1. مدیریت هزینه پروژه

یعنی تخصیص بودجه‌ مناسب و کنترل کردن هزینه‌های پروژه باتوجه به بودجه‌ای که از قبل مشخص شده است. در این بخش، از منابع مالی که در اختیار دارید، مطلع می‌شوید که آیا وسعت پروژه را پوشش می‌دهند یا خیر؟

مدیریت و زمان بندی مناسب برای شروع، تکمیل و تحویل به موقع پروژه. مدیریت زمان پروژه شامل زمان‌بندی برنامه‌ها می‌شود. در واقع با تخصیص یک برنامه، فعالیت‌ها را تعریف کرده و تعیین کنید هر کسی مسئول انجام چه کاری است. با انجام این موارد، ساختاری شبیه WBS یا ساختار شکست ایجاد خواهید کرد. ساختار شکست، پروژه را به اجزای کوچک و قابل مدیریت تجزیه می‌نماید که در سطوح پایین‌تر، جزئیات بیشتری از فرایند پروژه را ارئه می‌کند.

حوزه یا محدوده پروژه یعنی تمام مواردی که یک پروژه آنها را شامل می‌شود. مدیریت محدوده نیز یعنی تعریف و کنترل مرزهای یک پروژه، تا افراد از مرزهای تعریف‌شده برای پروژه عبور نکنند. حدود هر پروژه، بخشی از برنامه مدیریت پروژه را شامل می‌شود. مدیریت حوزه پروژه زمانی است که الزامات کافی و دقیق برای محصولات و خدمات نهایی جمع آوری شده باشد.

طریقه‌ی شناسایی، تحلیل و نحوه‌ی برخورد با موقعیت‌های پیش‌بینی نشده در طول یک پروژه را می‌گویند.این بخش، روش‌های مدیریت ریسک، روش طبقه بندی و اولویت بندی خطرات را مشخص می‌نماید. این برنامه‌ها شامل شناسایی خطراتی می‌شود که ممکن است در زمان اجرای پروژه صورت گیرند.

پس از شناسایی بزرگ‌ترین و موثرترین خطرات، بر اساس میزان احتمال آن‌ها، تجزیه و تحلیل کیفی ریسک را انجام داده و سپس تجزیه و تحلیل کمّی را با توجه به تاثیر آن بر پروژه انجام بدهید. حالا باید برای پاسخ‌ به این خطرها برنامه ریزی کنید. کنترل ریسک در پروژه شامل بررسی منظم ریسک، کاهش و حذف آن خطرات است.

از ابعاد دیگر دانش مدیریت پروژه ، مدیریت کیفیت است. یعنی بررسی عملکرد و چگونگی پیشرفت یک پروژه باتوجه به اهداف در نظر گرفته شده برای آن پروژه. مدیریت کیفیت پروژه، فرآیندهای سیاست‌ کیفیت سازمان در مورد برنامه ریزی، مدیریت، کنترل کیفیت پروژه و محصول برای برآورده کردن انتظارات مشتریان و تامین کنندگان را مد نظر قرار می‌دهد.

تمام افراد یا گروه‌هایی که به نوعی بر پروژه اثر می‌گذارند و یا از آن تاثیر می‌پذیرند، ذینفعان هستند. به این لحاظ که پروژه برای ذینفعان ایجاد شده است، آنها باید مانند سایر بخش‌های پروژه مدیریت بشوند. جهت شروع باید آنها را شناسایی و تحلیل نمایید. بنابراین بررسی کنید که ذینفعان چه کسانی هستند و چه دغدغه‌هایی دارند.

حالا برای مدیریت آن‌ها باید برنامه‌ریزی‌هایی انجام دهید. ذینفعان را فهرست کرده و اولویت بندی نمایید. حالا نگرانی‌های آن‌ها را بررسی کنید و ببینید چطور می‌توانند بر پروژه تاثیر بگذارند. اینگونه می‌توانید انتظارات آنها را برآورده کرده و رابطه خوبی با آن‌ها برقرار کنید. به صورت کلی مدیریت ذینفع یعنی برنامه‌ریزی برای ارتباط ذینفعان با تیم و بررسی و تحلیل تاثیر آن‌ها بر یک پروژه.

فرآیندهای ضروری برای خرید یا دریافت خدمات و محصولات و یا نتایج مورد نیاز، خارج از تیم پروژه. یعنی خرید و تهیه‌ی محصولات، مواد اولیه و یا خدمات مورد نیاز برای پروژه که خارج از تیم صورت می‌پذیرد.

پس از مشخص کردن و شرح مشاغل، نوبت تعیین تیم پروژه است. این کار را با استخدام افراد از سایر بخش‌های سازمان، استخدام افراد جدید یا ترکیبی از این دو می‌توانید انجام دهید. به یاد داشته باشید که تیم شما جهت موفقیت به توسعه و آموزش مستمر نیاز دارد و مدیریت آن بر عهده مدیر پروژه است. به طور مختصر واگذاری درست و تاثیرگذار نقش‌ها و مسئولیت‌ها به افراد، برنامه‌ریزی ونظارت بر آن‌ها را مدیریت منابع انسانی می‌نامیم.

چه عاملی می‌تواند عوامل یک پروژه را در کنار هم نگه دارد؟ این عامل می‌تواند مدیریت یکپارچه سازی پروژه‌ها باشد. شامل برنامه‌های مهم و اساسی مانند برنامه توسعه منشور پروژه در مرحله آغازین پروژه است. چنین سندی پروژه را تنظیم کرده و مدیر پروژه را نیز تعیین می‌نماید. یکی از ابعاد دیگر در این حوزه، برنامه مدیریت پروژه است که به عنوان نقشه راه پروژه برای رسیدن به یک پایان موفق طراحی شده است. در نهایت مدیر پروژه همه‌ی این 10 مهارت را به صورت هم‌زمان در نظر بگیرد و بتواند بین آن‌ها تعامل برقرار کند و آن‌ها را بالانس نگه دارد.

مدیریت ارتباطات در مدیریت پروژه شامل برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و بازنگری تمامی راه‌های ارتباطی داخل یک سازمان و بین سازمان‌هاست. بعلاوه شامل سازماندهی و انتشار دستورالعمل‌های ارتباطی جدید مرتبط با یک سازمان یا شبکه می‌باشد.

هر یک از این ده حوزه دانشی، شامل فرایندها و نکات بسیار مهمی است که باید به صورت دقیق مطالعه و بررسی شوند. اکثر این موارد بصورت تجربی و در عمل نمایان خواهد شد. پیشنهاد ما این است در صورتی که قصد مدیریت یک پروژه را دارید، قبل از شروع به فعالیت، با این حوزه‌های دانشی آشنا شوید. تا مدیریتی درست و اثربخش داشته باشید و صرفا به تعاریف آن‌ها اکتفا نکنید.

ماژول مدیریت پروژه با Odoo به مشاغل  این اجازه را می‌دهد تا پروژه‌های خود را از ابتدا تا انتها مدیریت نمایند. این مورد شامل ویژگی‌هایی مانند مدیریت کار، نمودار گانت و ردیابی زمان است که مدیریت جدول زمانی پروژه و منابع را برایتان آسان می‌کند.

این بخش از نرم افزار، مدیریت پروژه با Odoo ، شامل طیفی از عملکردها برای مدیریت فرآیندهای تجاری است. در این ماژول می‌توانید انتخاب کنید که چه کسی چه وظایفی از پروژه را انجام دهد. تعریف دقیق هر وظیفه را اضافه نمایید و آنها را گروه بندی کنید. تمامی این خدمات در اودو مگا ای آر پی ارائه می‌شود.

در ادامه هر کدام از افراد پروژه می‌توانند وضعیت وظایف محول شده را به شما اعلام نمایند که در کدام مرحله قرار دارند. در حقیقت گزارشی از عملکرد افراد هم قابل ارائه است.