یکی از اصلی‌ترین اصول کاری سیستم‌های حسابداری، محاسبه بهای تمام شده است. تحلیل بهای تمام شده، به مدیران سازمان‌های مختلف وضعیت کلی درآمدی و هزینه‌ای سازمانشان را نشان می‌دهد. اما چنین شاخص مهمی را برای سازمان‌های مختلف چگونه محاسبه می‌کنند؟

آیا سازمان‌هایی هستند که از این مفهوم استفاده نکنند؟ در کنار پاسخ به این سوال سوال‌های دیگری مثل: نرم‌افزار تحلیل بهای تمام شده اودو، که مگا‌ای آر پی آن را بومی‌سازی کرده است، چه کمکی به سازمان‌ها می‌کند؟ یک نرم‌افزار حسابداری بهای تمام شده چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟ نرم‌افزار اودو با نرم‌افزار فروش چه ارتباطی دارد؟ مدیریت هزینه‌ها در کسب و کار چیست و چه اهمیتی دارد؟ و در نهایت به منظور کاهش بهای تمام شده‌ی محصول چه باید کرد؟ خواهیم پرداخت. با مطالعه‌ی ادامه این مقاله، نگاهی کلی به ابعاد مختلف این مفهوم خواهید داشت.

دو فاکتور هزینه فروش و تحیل بهای تمام شده، برای درک کردن تحلیل هزینه‌های سازمان ضروری هستند. این موارد، هزینه‌های عملیاتی را نشان می‌دهند که برای خدمت یا تولید کالا صرف شده‌اند. چنانچه هزینه خدمتی یا فروش کالایی بیش از بهای پایانی شود، نشان دهنده این است که هزینه ورودی‌های تولیدتان بیش از هزینه مستقیم شده است. چنین شرایطی بر سودآوری و ایجاد درآمد تأثیر می‌گذارد. زیرا بیش از آنچه که درآمد، حاصل از فروش باشد، برای تولیدات هزینه می‌کنید.

به جهت کاهش بهای تمام شده محصول، مدیران سازمان معمولا پیش از تولید، تصمیماتی درباره‌ی کیفیت محصولات و یا تعداد آن‌ها می‌گیرند. و در صورتی که هزینه‌های تولید محصولات به صرفه نباشند، یا تعداد محصولات خود را کاهش می‌دهند و یا مواد اولیه خود را از موادی انتخاب می‌کنند که استفاده از آن‌ها شامل هزینه کمتری شود.

همانطور که در بالا مطرح شد، هزینه‌های صرف شده برای تولید یک محصول و همچنین فروش آن را بهای تمام شده می‌گویند. این هزینه‌ها شامل انواع مختلفی ست که برخی از آن‌ها در زیر آمده است:

هزینه‌هایی ست مربوط به انواع مزایا، حقوق و دستمزد و حق بیمه‌ای که به کارمندان ارائه خدمات یا تولید محصول، تعلق می‌گیرد. بعنوان مثال می‌توان به هزینه‌ی بیمه کارکنانی که در خط تولید فعالیت می‌کنند، و یا کارکنانی که با ماشین آلات سر و کار دارند اشاره نمود.

مواد اولیه‌ی مستقیم همان مواد خامی هستند که بعد از خریداری، به شکل مستقیم برای تولید یک محصول مورد استفاده قرار می‌گیرند. برای مثال، در یک کارخانه‌ی تولید مصالح ساختمان‌سازی یا یک خودرو سازی، آهن مورد نیاز برای ساخت خودرو و یا میلگردها در دسته‌ی مواد مستقیم قرار دارند.

هزینه‌های کلی تولید، همان هزینه‌های غیر مستقیمی هستند که در هنگام تولید یک محصول برای کارخانه یا سازمان به وجود می‌آیند. این هزینه‌ها را می‌توان شامل موارد زیر دانست: هزینه‌های غیر مستقیم مرتبط به کارکنان، مواد غیر مستقیم و دیگر هزینه ها. هرکدام از این موارد را جداگانه بررسی خواهیم کرد:

کارمندان غیر مستقیم به افرادی می‌گویند که در تولید یک محصول یا خدمات دخالت مستقیمی ندارند. آن‌ها در عمل، شرایط مناسبی را برای تولید یک محصول و کار کردن سایر افراد به وجود می‌آورند. این افراد هزینه‌هایی دارند از جمله حقوق، مزایا و دستمزد. بعنوان مثال در یک سازمان، امنیت، حقوق کارمندان نظافتچی و کارکنانی که در بخش کنترل کیفیت فعالیت می‌نمایند، جزء این دسته از هزینه‌ها قرار می‌گیرند.

مواد غیر مستقیم موادی هستند که در روند تولید یک محصول و یا ارائه یک سرویس یا خدمات استفاده می‌شوند. اما به شکل مستقیم، استفاده‌ی آن‌ها قابل مشاهده نیست. برای مثال می‌توان به محصولات بهداشتی، نوار چسب، روغن و غیره اشاره کرد. دلیل اینکه به آن‌ها، مواد غیر مستقیم می‌گویند، این است که مشخص کردن هزینه‌های صرف شده برای آن‌ها در هر محصول کار سختی است. البته ضرورت بالایی هم ندارد.

همچنین این هزینه‌ها برای کسب و کارهایی که ارائه خدمات یا سرویس‌های مختلف دارند نیز وجود دارد. بعنوان نمونه، در یک شرکت ارائه خدمات کامپیوتری از راه دور، هزینه‌های میز و صندلی و وسایل جزئی مورد نیاز برای کارمندان را می‌توان از هزینه‌های غیر مستقیم این کسب و کار برشمرد.

هزینه‌های متفرقه شامل هزینه‌هایی است که به طور مستقیم در تولید یک محصول یا خدمات صرف نمی‌شوند. اما باید توسط مدیر سازمان پرداخت شوند. از جمله این هزینه‌ها می‌توان به هزینه‌ی قبض‌های مختلف مانند آب، برق و گاز، اجاره‌ی محل کار، بیمه‌های مختلف، دکوراسیون، تعمیرات و نوسازی و سایر هزینه‌های دیگر اشاره کرد.

چنین هزینه‌هایی شاید در نگاه اول آنچنان مهم به نظر نرسند. اما گاها بار سنگینی را بر دوش کسب و کارهای مختلف می‌گذارند و تا حد زیادی مانع رشد و پیشرفت آن‌ها می‌شوند.

مفهوم مدیریت هزینه‌ها اینگونه تعریف می‌شود: فرآیندی که در طی آن فرد بودجه یک پروژه یا کسب و کار را مدیریت و برنامه‌ریزی می‌کند. مدیریت هزینه‌ها در یک پروژه، به مدیر یا رهبر سازمان کمک می‌کند تا هزینه‌ی یک پروژه را تخمین بزند. در ضمن می‌تواند طوری برنامه ریزی کند که با بکارگیری یکسری کنترلرها، استفاده بیش از حد بودجه را کاهش دهد.

حالا می‌توانید مفهوم مدیریت هزینه‌ها را بهتر درک کنید. در واقع مدیریت هزینه‌ها همان فرآیند برنامه ریزی، کنترل و بهبود هزینه‌های سازمانی می‌باشد. در این فرآیند، گردآوری، طبقه‌بندی، بررسی و گزارش‌دهی اطلاعات هزینه برای کمک به تصمیم‌گیری‌های مدیریتی صورت می‌گیرد.

مدیریت هزینه‌ها نوعی از حسابداری مدیریت می‌باشد. که به سازمان‌ها و کسب و کارها کمک می‌کند تا با پیش‌بینی دقیق‌تر هزینه‌ها، شانس گذر از صرف بودجه را کاهش بدهند. مدیران بسیاری از مشاغل، از تاکتیک‌های مدیریتی برای پروژه‌های خاص و برای سایر کسب‌وکارها استفاده می‌نمایند.

چه کسب و کارهای پر رونق و چه کسب و کارهای نوپا، شامل هزینه‌های زیادی می‌شوند. زمانی که یک کسب و کار رشد می‌کند، به همان اندازه هم هزینه‌های آن رشد خواهد داشت. به شکلی که مدیریت آن‌ها دشوارتر و گاهی هم غیر ممکن می‌شود. اما می‌دانیم که در هر کسب و کاری برخی هزینه‌ها، اضافی هستند. اگر روی آن‌ها نظارتی نباشد و مدیریت نشوند، کسب و کار را به مرز ورشکستگی می‌رسانند.

یکی از دلایل اصلی استفاده از مدیریت هزینه‌ها در یک کسب و کار، شناسایی این نوع هزینه‌های اضافی می‌باشد. که بعد از شناسایی، آن‌ها را حذف کنیم. در طی این پروسه و بعد از چند ماه متوجه تاثیر مدیریت هزینه‌ها خواهیم شد.